« Je n’ai pas le temps », telle est la phrase le plus souvent entendue au cours de nos interventions dans les entreprises. En cette fin d’année, le moment est venu d’essayer d’améliorer la gestion de ce temps si précieux. Anticiper et travailler en équipe sont deux conditions pour y parvenir.

Prévoir et organiser

En entreprise, nous constatons souvent que les actions ne sont pas réalisées, non par manque d’envie, mais par manque de temps, lui-même lié à des soucis d’organisation. La précipitation est un premier défaut fréquent. Vous décidez d’une action et vous voilà tout de suite parti pour la réaliser ! Mais avez-vous pensé si c’était le bon moment pour l’effectuer ? De même avez-vous tout le matériel et le personnel nécessaires ? C’est souvent par manque d’anticipation que l’on se démotive et que l’on démotive les autres.

Ainsi pour préparer une période de fête ou une nouvelle saison, Pâques et le printemps dans quelques mois par exemple, vous allez peut-être vous rendre dans un salon professionnel ou chez des fournisseurs. Là-bas, soyez à la recherche de ce qui correspond vraiment à votre entreprise et ne vous laissez pas séduire par les innovations qui vous plairont sur le moment, mais qui, à l’usage, se révèleront peu pratiques, peu adaptées à vos besoins ou trop coûteux par rapport à leur utilisation.

Il vous faudra choisir aussi les produits que vous souhaitez mettre en avant dans cette période : allez-vous miser sur le visuel ? des couleurs ? des goûts particuliers ? de l’originalité ? de la tradition ? Le conditionnement a aussi son importance : classique ? décalé ? recyclable (verre, bambou ou tissu par exemple) ? Il faut y penser en même temps qu’on réfléchit à sa gamme de produits et à sa déco.

Et quand prévoir tout cela ? Eh bien, le plus en amont possible pour ne pas avoir à prendre une décision rapide par manque de temps et aussi pour avoir du choix chez les fournisseurs : les éléments les plus intéressants sont en général choisis en premier par ceux qui ont su anticiper et ensuite il ne reste plus que les basiques…

Déléguer et échanger

En tant que chef d’entreprise, vous manquez souvent de temps pour mener tout à la fois le travail en fabrication, le management et les tâches administratives. La solution : faire confiance et déléguer autant que possible. Pour l’administratif, on peut s’appuyer sur les compétences des groupements professionnels, des cabinets comptables ou encore opter pour un secrétariat mutualisé entre entreprises. Pour les autres tâches, n’oubliez pas que dans une équipe, les talents et qualités se complètent. Votre rôle en tant que chef d’entreprise est d’identifier les compétences de chaque collaborateur et de savoir utiliser celles-ci pour mener à bien le projet. Il est bon aussi dans le partage des tâches de tenir compte des envies de chacun. Certes, il n’est pas toujours possible de se pencher sur les désirs de chacun, ni de les satisfaire, mais il est plus facile d’obtenir un bon résultat de quelqu’un si la mission lui plaît. Choisir la bonne personne pour une tâche donnée est donc essentielle.

Le travail en équipe passe aussi par l’échange d’idées. Concernant le choix des produits, des conditionnements ou de la déco, vous pouvez demander l’avis de vos collaborateurs : préfèrent-ils la tradition ou la modernité, par exemple ? La confrontation des points de vue des différentes générations de salariés peut être intéressante. Si toutes les idées peuvent être entendues, à vous bien sûr d’arbitrer lesquelles seront mises en application en expliquant votre décision : question de budget, de planning… Enfin, une fois le projet abouti, n’hésitez pas à valoriser le travail de chacun par une communication en magasin, par exemple.

En résumé, choisir le bon moment, les bons outils et les bonnes personnes est la clef d’une bonne organisation et d’une meilleure gestion du temps.

Source INBP